Dienstag, 11. September 2012

Abnahme des Pflichtenhefts durch den Auftraggeber?

Immer wieder kommt in der IT-Projektpraxis und in V-Modell XT Schulungen die Frage auf, ob der Auftraggeber eine Abnahme des Pflichtenhefts vornehmen sollte, oder nicht. In dem Buch "IT-Projektrecht" beschäftigt sich Frank A. Koch in Absatz 65 (S. 30) mit genau dieser Frage und gibt m.E. eine gute Antwort darauf, die aber durch eine etwas nachlässig vorgenommene Begriffsabgrenzung leicht falsch zu verstehen ist.

Kurz:

  • Der Auftraggeber sollte die Gesamtsystemspezifikation nicht abnehmen. 
Aber:
  • Falls der Auftragnehmer (oder ein anderer Dienstleister) bei der Erarbeitung des Lastenhefts beteiligt ist, ist eine Abnahme des Lastenhefts geboten.
Bevor ich das erläutere, muss ich eine kleine Begriffsabgrenzung vornehmen. Hr. Koch und viele IT-Projektleiter unterscheiden sinnvollerweise zwischen zwei verschiedenen Dokumenten:
  1. Fachliches Pflichtenheft
  2. IT-bezogenes Pflichtenheft
Beides mit dem Namen "Pflichtenheft" zu bezeichnen ist aus offensichtlichen Gründen gewagt, zumindest aus dem Gesamtzusammenhang betrachtet. Ich übertrage deshalb in die Begriffswelt des V-Modell XT:
  1. Anforderungen (Lastenheft) = Fachliches Pflichtenheft
  2. Gesamtsystemspezifikation (Pflichtenheft) = IT-bezogenes Pflichtenheft
Ich werde im folgenden die Begriffe Lastenheft (für das fachliche Pflichtenheft) und Gesamtsystemspezifkation (für das IT-bezogene Pflichtenheft) verwenden, um hier eindeutig darin zu bleiben, welche Dokumente ich jeweils meine.

Kommen wir nun zur versprochenen Erläuterung.

Der Auftragnehmer hat in der Regel ein Interesse, dass der Auftraggeber die Gesamtsystemspezifikation abnimmt. Dadurch möchte er das Risiko minimieren, bei der IT-spezifischen Implementierung Mängel einzurichten, die den Anforderungen des Auftraggebers zuwider laufen, aber erst auffallen, wenn das System ausgeliefert werden kann.

Der Auftraggeber wird in den meisten Fällen aber mindestens eine Abneigung gegen eine formale Abnahme der Gesamtsystemspezifikation haben. Schließlich müsste er damit bestätigen, dass diese "Auflistung erst einzulösender IT-spezifischer Vorgaben" (Koch) seinen Anforderungen entspricht. Dies ist aber sehr schwer, weil er das genau genommen erst an der erstellten Software prüfen kann.

Häufig setzt sich in dieser Situation der Vertragspartner mit der größeren Erfahrung, dem besseren Verhandlungsgeschick oder einfach dem umfassenderen "Organisationsapparat" mit entsprechender Reputation durch. D.h. es kommen in der Praxis beide Fälle vor, nämlich sowohl dass der Auftraggeber die Gesamtsystemspezifikation abnimmt, als auch dass er dies unterlässt.

Losgelöst von den praktischen Fragen, denen sich Auftraggeber und Auftragnehmer stellen müssen, ist auch die weitere Bedeutung einer Abnahmeerklärung über die Gesamtsystemspezifikation zu beachten. Eine ergänzende Abnahme der Gesamtsystemspezifikation macht die Sache sehr viel komplizierter, falls das gelieferte System später nicht den Erwartungen entspricht. Denn welches Dokument ist im Zweifelsfall dann verbindlich? Das vertraglich vereinbarte Lastenheft oder die abgenommene, später entstandene und damit ggf. aktuellere Gesamtsystemspezifikation?

Was die Vorgehensweise betrifft (Abnahme ja oder nein?) ist das V-Modell XT hier eindeutig, auch wenn ich zugeben muss, dass der Sachverhalt nicht explizit erläutert wird. Er ergibt sich stattdessen aus der Projektdurchführungsstrategie des Auftraggebers. Diese sieht nämlich vor, dass zunächst ein Lastenheft erstellt wird, später wird ein Vertrag geschlossen und die nächste formale Hürde ist die Abnahmeerklärung nach der Lieferung eines ersten Inkrements oder des fertigen Systems. Es ist keine Abnahme der Gesamtsystemspezifikation vorgesehen. Natürlich lässt das V-Modell XT dem Projektleiter die Freiheit, derartige Abnahmen im projekt-spezifischen Kontext trotzdem einzurichten.

Der Auftraggeber kann also die Bewertung, ob die Gesamtsystemspezifikation den Anwenderanforderungen entspricht, erst vollständig prüfen, wenn die erstellte Software vorliegt. Daher lautet Herrn Kochs Empfehlung (entsprechend der Vorgehensweise des V-Modell XT): Die Gesamtsystemspezifikation sollte "als integraler Teil der Erstellungs- oder Anpassungsleistung des Anbieters und nicht als getrennt abzunehmende Teilleistung behandelt werden".

Herr Koch nimmt auch eine Relativierung vor. (Diese Relativierung ist zwar nötig, aber auch der Grund, warum ich oben angemerkt habe, dass seine Antwort leicht falsch verstanden werden kann.) Anhand der oben genannten Begriffsabgrenzung können wir sehen, dass Pflichtenheft nicht gleich Pflichtenheft ist. Wenn es sich nämlich um ein fachliches Pflichtenheft, d.h. um ein Lastenheft handelt, dann empfiehlt Herr Koch dringend eine Abnahme des Dokuments durch den Auftraggeber, falls (und hier ist der zur Verwirrung führende Knackpunkt) der Auftragnehmer "aus zusätzlicher Beauftragung" dieses Dokument ebenfalls erarbeitet.

Das V-Modell XT hält hier einen eleganten Mechanismus parat, mit dem genau diese Vorgehensweise sauber abgedeckt ist, völlig egal, ob der Auftragnehmer bei der Erstellung des Lastenhefts beteiligt ist oder nicht. Der Auftraggeber durchläuft nämlich immer den Entscheidungspunkt Anforderungen festgelegt, bevor ein Vertrag geschlossen wird. Der Lenkungsausschuss des Projekts muss dann entscheiden, ob das Lastenheft als Vertragsgrundlage dienen kann, oder ob qualitative Mängel vorliegen. Im Fall einer externen Beauftragung der Lastenhefterstellung wird der Auftragnehmer bei Bereitstellung des fertigen Lastenhefts auf eine (Teil-)Vergütung bestehen, die erst nach eingehender Prüfung des Lastenhefts und der oben angesprochenen Abnahmeerklärung durch den Auftraggeber fällig wird.

Um den Entscheidungspunkt zu durchlaufen, muss also das Lastenheft fertig sein. Das Lastenheft kann erst als fertig gestellt betrachtet werden, wenn die Abnahmeerklärung an den Auftragnehmer gegangen ist. Die Abnahme des Lastenhefts ist in dieser Konstellation also die zwingende Grundlage für den Vertragsschluss.

Fazit und meine Empfehlung: als Auftraggeber sollte man sich nicht auf eine formale Abnahme der Gesamtsystemspezifikation einlassen. Dies sollte auch vertraglich so geregelt sein. Dringend empfehle ich aber dem Auftraggeber, sich die Gesamtsystemspezifikation vom Auftragnehmer zur Prüfung vorlegen zu lassen, damit Änderungshinweise Berücksichtigung finden können. Aber eben ohne Abnahmeerklärung. Das ist in beiderseitigem Interesse. Der Auftraggeber kann (und sollte) sich nach der Lieferung auf den Vertrag und damit die Anwenderanforderungen berufen. Und der Auftragnehmer trägt zwar das Realisierungsrisiko, aber das ist auch in anderen Branchen völlig normal und durch eine intensive Beteiligung des Auftraggebers während der Erstellung der Gesamtsystemspezifikation lässt sich dieses Risiko effektiv verringern.

Viele Grüße
Thomas Ternité

Quelle: Koch, Frank A.: IT-Projektrecht - Vertragliche Gestaltung und Steuerung von IT-Projekten, Best Practices, Haftung der Geschäftsleitung, Springer, 2007.

Kommentare:

Jan Friedrich hat gesagt…

Hallo Thomas,

super Beitrag, vielen Dank für die Recherche! Ich kenne die Frage aus Coaching/Schulung auch nur zu gut. Im Grundsatz rate ich auch meist dazu, die Gesamtsystemspezifikation nicht abzunehmen. Allerdings gibt es in dem Themenbereich Sonderfälle, mit denen das VMXT nicht gut umzugehen weiß:

1.) Gemäß VMXT muss der AG ein "gutes" Lastenheft haben, bevor er ausschreibt. Wenn er hier aber schlecht arbeitet und das Dokument nicht ausreicht, dann muss ja der AN im Rahmen der Systemerstellung erstmal die Anforderungen "fertig erheben" und das muss dann auch irgendwie abgenommen werden. Natürlich kann man hier sagen, dass das dann nicht die Gesamtsystemspezifikation ist, sondern nur eine zweite Version des Lastenhefts :-)

2.) Das mit dem Lastenheft als Vertragsgrundlage ist auch so ein heikler Punkt: Nehmen wir an, der AG schreibt im Lastenheft, dass das System grün werden soll. Nehmen wir weiter an, dass der AN in einer frühen Version der Gesamtsystemspezifikation schreibt, dass das System aber gelb wird und dass er das als Teil seines Angebots übermittelt. Wenn der AG das Angebot annimmt, dann kann er nicht auf die Anforderung im Lastenheft bestehen und muss damit leben, dass das System gelb geliefert wird.

Viele Grüße
Jan

Thomas Ternité hat gesagt…

Hallo Jan,

danke für deinen Kommentar.

Zu 1. stimme ich dir voll zu, würde jedoch gerne etwas ergänzen, das hoffentlich Klarheit in die "Suppe" bringt. In dem von dir geschilderten Szenario der "schlechten" Vorarbeit des Auftraggebers ist es m.E. tatsächlich Aufgabe des Auftragnehmers, hier für Eindeutigkeit zu sorgen. Hier muss der Auftragnehmer aber eine klare Trennung zwischen Fachlichkeit und technischem Entwurf vornehmen. D.h. Lücken in der fachlichen Konzeption müssen geschlossen werden und dann halte ich eine Abnahme des Ergebnisses für wichtig. Hier sollte der Auftraggeber aber darauf achten, dass ihm hier nicht schon zu viel Realisierungsentwurf untergeschoben wird. Denn man kann vom Auftraggeber i.d.R. nicht verlangen, dass er sein OK zur Verwendung eine konkreten Technologie gibt, da er die Konsequenzen in Bezug auf z.B. Performanz u.ä. nicht absehen kann.

Zu 2.: Auch da hast du Recht. Ganz klar gilt auch, dass im Verlauf des IT-Entwurfs (gemeinsam!) getroffene Designentscheidungen und Änderungen verbindlich einzuhaltende Vereinbarungen sein können!

Viele Grüße
Thomas